[WorkFlow] 일잘하는 사람들은 모두 안다는 Zapier 알아보기!

Zapier는 다양한 웹 애플리케이션과 서비스를 연결하여 자동화 워크플로우를 구축할 수 있게 해주는 도구입니다. Zapier를 사용하면 코딩 없이도 여러 애플리케이션 간의 작업을 자동화할 수 있습니다. 이를 통해 시간과 노력을 절약하고, 반복적인 작업을 줄이며, 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

https://zapier.com/

Zapier의 주요 개념

1. Zap:
   • Zap은 Zapier에서 정의한 자동화된 워크플로우를 의미합니다. Zap은 하나의 트리거와 하나 이상의 액션으로 구성됩니다.
   • Trigger: Zap이 시작되는 조건입니다. 예를 들어, Gmail에서 새로운 이메일을 받았을 때, Google Sheets에 새로운 행이 추가되었을 때 등이 트리거가 될 수 있습니다.
   • Action: 트리거가 발생했을 때 수행되는 작업입니다. 예를 들어, 새로운 이메일이 도착하면 Slack에 알림을 보내거나, Google Sheets에 행을 추가하는 등의 작업이 액션입니다.
2. Task:
   • Task는 Zap 내에서 수행되는 개별 작업을 의미합니다. 하나의 Zap 내에서 여러 개의 Task가 실행될 수 있습니다.
3. App:
   • Zapier에서 지원하는 다양한 웹 애플리케이션입니다. Zapier는 2000개 이상의 애플리케이션과 통합할 수 있습니다. 예를 들어, Gmail, Slack, Google Sheets, Trello, Salesforce 등이 있습니다.

Zapier 워크플로우 설정 단계

1. Zap 생성:
   • Zapier 대시보드에서 새로운 Zap을 생성합니다.
2. 트리거 앱 선택:
   • 트리거가 될 애플리케이션을 선택하고, 트리거 이벤트를 설정합니다. 예를 들어, "Gmail에서 새로운 이메일을 받았을 때"가 트리거 이벤트가 될 수 있습니다.
3. 액션 앱 선택:
   • 트리거가 발생했을 때 수행될 작업을 설정합니다. 예를 들어, 트리거가 발생하면 "Slack에 메시지 보내기"를 설정할 수 있습니다.
4. 필드 매핑:
   • 트리거와 액션 사이에 필요한 데이터를 매핑합니다. 예를 들어, Gmail에서 받은 이메일의 제목을 Slack 메시지의 제목으로 설정할 수 있습니다.
5. 테스트 및 활성화:
   • Zap을 테스트하여 올바르게 동작하는지 확인합니다. 테스트가 완료되면 Zap을 활성화하여 자동화된 워크플로우를 시작합니다.

Zapier의 주요 기능

1. 멀티스텝 Zap:
   • 하나의 Zap에서 여러 개의 액션을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 이메일을 받으면 Google Sheets에 데이터를 추가하고, Slack에 알림을 보내는 등의 다단계 워크플로우를 구성할 수 있습니다.
2. 필터:
   • 특정 조건을 설정하여 트리거 이벤트가 발생해도 조건에 맞지 않으면 액션을 실행하지 않도록 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 키워드를 포함한 이메일만 처리하도록 필터를 설정할 수 있습니다.
3. 포맷터:
   • 데이터 형식을 변환하는 기능입니다. 예를 들어, 날짜 형식을 변환하거나, 텍스트를 분할하는 등의 작업을 할 수 있습니다.
4. 파서:
   • 이메일이나 웹훅 등의 데이터 소스를 분석하여 필요한 정보를 추출할 수 있습니다.
5. 웹훅:
   • Zapier는 웹훅을 통해 외부 애플리케이션과 데이터를 주고받을 수 있습니다. 이를 통해 맞춤형 통합을 구현할 수 있습니다.

Zapier의 사용 사례

1. 마케팅:
   • 새로운 리드가 생성되면 CRM 시스템에 자동으로 추가하고, 마케팅 이메일을 보내는 워크플로우를 설정할 수 있습니다.
2. 프로젝트 관리:
   • 프로젝트 관리 도구(Trello, Asana 등)에서 새로운 작업이 생성되면 팀 채팅 도구(Slack 등)에 알림을 보내는 워크플로우를 설정할 수 있습니다.
3. 고객 지원:
   • 고객 지원 시스템에서 새로운 티켓이 생성되면, 이를 CRM 시스템에 추가하고, 담당자에게 이메일로 알림을 보내는 워크플로우를 설정할 수 있습니다.
4. 데이터 관리:
   • 설문조사 응답 데이터를 자동으로 스프레드시트에 정리하고, 이를 분석 도구로 보내는 워크플로우를 설정할 수 있습니다.

Zapier는 이와 같은 다양한 워크플로우를 자동화하여 업무 효율성을 높이고, 반복적인 작업에서 벗어나 보다 중요한 일에 집중할 수 있게 해줍니다.

Zapier와 인공지능이 만난다면? 

Zapier를 AI 시스템과 접목하면 여러 가지 장점이 있습니다. 이러한 통합은 업무 자동화와 데이터 처리를 더욱 효율적이고 지능적으로 만들어 줍니다. 여기에는 데이터 분석, 고객 서비스, 마케팅, 프로젝트 관리 등 다양한 영역에서의 이점이 포함됩니다.

1. 효율적인 데이터 처리 및 분석

• 자동 데이터 수집 및 정리: Zapier는 다양한 소스에서 데이터를 자동으로 수집하고 정리할 수 있습니다. AI 시스템은 이 데이터를 실시간으로 분석하여 통찰력을 제공합니다.
  • 예: 소셜 미디어, CRM 시스템, 설문조사 결과 등의 데이터를 수집하여 AI 기반 분석 도구로 전달.
• 지능형 데이터 통합: AI 모델은 Zapier를 통해 통합된 여러 소스의 데이터를 학습하고 분석하여 보다 정확한 예측과 인사이트를 제공합니다.
  • 예: 판매 데이터, 고객 피드백, 웹사이트 트래픽 데이터를 통합하여 판매 예측 모델을 개선.

2. 향상된 고객 서비스

• 자동화된 고객 지원: AI 챗봇과 Zapier를 결합하면 고객 지원 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 고객 문의를 AI가 처리하고 필요한 경우 티켓 시스템에 자동으로 티켓을 생성합니다.
  • 예: 고객이 웹사이트에서 문의를 남기면 AI 챗봇이 즉시 응답하고, 해결되지 않은 경우 Zapier를 통해 고객 지원 팀에 티켓을 생성.
• 맞춤형 추천 시스템: 고객 데이터를 AI 기반 추천 시스템과 통합하여 맞춤형 제품이나 서비스를 추천할 수 있습니다.
  • 예: 고객의 구매 기록을 분석하여 개인화된 제품 추천 이메일을 자동으로 전송.

3. 마케팅 자동화 및 최적화

• 캠페인 자동화: Zapier와 AI를 사용하여 마케팅 캠페인을 자동화할 수 있습니다. AI는 최적의 타이밍과 타겟을 결정하고, Zapier는 이를 실행합니다.
  • 예: 고객 행동 데이터를 분석하여 특정 조건에 맞는 고객에게 자동으로 마케팅 이메일을 전송.
• 콘텐츠 생성: AI 기반의 자연어 생성(NLG) 시스템을 사용하여 마케팅 콘텐츠를 자동으로 생성하고, Zapier를 통해 다양한 채널에 게시할 수 있습니다.
  • 예: 블로그 포스트, 소셜 미디어 업데이트, 뉴스레터 등의 콘텐츠를 자동으로 생성 및 게시.

4. 프로젝트 관리 및 팀 협업

• 작업 자동화: Zapier를 사용하여 프로젝트 관리 도구와 AI 시스템을 통합하면 반복적인 작업을 자동화할 수 있습니다. AI는 프로젝트 진행 상황을 모니터링하고 예측 분석을 제공합니다.
  • 예: 프로젝트 관리 도구에서 작업 상태를 추적하고, AI가 지연 가능성을 예측하여 미리 경고.
• 지능형 알림 및 보고서: AI가 프로젝트 데이터를 분석하여 중요한 인사이트를 도출하고, Zapier를 통해 팀원에게 알림이나 보고서를 자동으로 전송합니다.
  • 예: 프로젝트 마감일이 다가오거나 리소스 부족이 예상될 때 자동 알림 전송.

5. 맞춤형 통합 솔루션

• 웹훅 및 API 통합: Zapier는 웹훅과 API를 통해 다양한 AI 시스템과 맞춤형 통합을 지원합니다. 이를 통해 복잡한 워크플로우를 자동화할 수 있습니다.
  • 예: 고객 행동 데이터를 실시간으로 AI 모델에 전달하여 즉각적인 예측 및 대응.
• 다양한 애플리케이션 연동: Zapier는 2000개 이상의 애플리케이션과 통합할 수 있어, AI 시스템이 다양한 데이터 소스와 상호작용할 수 있습니다.
  • 예: CRM, ERP, 마케팅 도구, 협업 도구 등 다양한 시스템과 연동하여 통합된 AI 솔루션 구축.

요약

Zapier와 AI 시스템의 통합은 데이터 처리 및 분석의 효율성을 극대화하고, 고객 서비스와 마케팅의 개인화 및 자동화를 가능하게 하며, 프로젝트 관리와 팀 협업을 지능적으로 개선하는 데 큰 도움이 됩니다. 이를 통해 조직은 반복적인 작업에서 벗어나 더 중요한 전략적 업무에 집중할 수 있습니다.